Вопрос: Работник организации при направлении в заграничную командировку получает аванс в рублях. По возвращении из командировки он представляет в бухгалтерию документы, подтверждающие расходы, в иностранной валюте. При этом справка об обмене рублей на иностранную валюту не имеется.
          По какому курсу отражать данные расходы в авансовом отчете для целей бухгалтерского учета и исчисления налога на прибыль? Возникает ли курсовая разница?
          Так же просим дать разъяснения для ситуации, когда сотрудник аванс не получал.
 

Ответ: 1. Учет командировочных расходов, если сотруднику выдан аванс в рублях.
1.1. Налоговый учет.
В соответствии со ст. 168 Трудового кодекса РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками работников коммерческих организаций, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Аналогичные правила содержатся в п. п. 21 и 24 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

Никакие другие действующие в настоящий момент нормативные акты законодательства (в том числе НК РФ) не регламентируют возмещение расходов, связанных со служебными командировками.

В данном случае командированному за рубеж работнику организация выдала под отчет средства в рублях РФ, а работник самостоятельно приобретал валюту. Как разъяснил Минфин России, в этом случае операция по конвертации валютных средств рассматривается как операция, совершенная работником (Письма от 03.09.2015 N 03-03-07/50836, от 15.06.2011 N 03-03-06/1/347, от 31.03.2011 N 03-03-06/1-193). При этом работодатель компенсирует работнику именно сумму расходов в рублях, которую он потратил на приобретение валюты. Курс валюты определяется на основании первичных документов на приобретение валюты (справки банка).

Если сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену, то, по мнению Минфина России, изложенному в Письме от 03.09.2015 N 03-03-07/50836, пересчет суммы в иностранной валюте производится по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату выдачи подотчетных сумм (аванса). Данное мнение основано на том, что в соответствии с п.10 ст. 272 НК РФ в случае перечисления аванса, задатка на оплату расходов в валюте такие расходы пересчитываются по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату перечисления аванса, задатка (в части, приходящейся на аванс, задаток).

Стоит отметить, что в соответствии с более ранними разъяснениями, приведенными в Письмах Минфина России от 31.03.2011 N 03-03-06/1/193, ФНС России от 21.03.2011 N КЕ-4-3/4408, в таких случаях перерасчет сумм расходов, произведенных в валюте, в рубли производится по курсу на дату признания расходов. Согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ ею является дата утверждения авансового отчета.

Таким образом, с учетом последней позиции контролирующих органов, в случае выдачи командированному за границу сотруднику аванса на командировочные расходы в рублях, при отсутствии первичных документов по обмену валюты, командировочные расходы, организация может определить по курсу на дату выдачи аванса (подотчетных сумм). При этом, в силу п. 10 ст. 272 НК РФ курсовые разницы в рассматриваемой ситуации не возникают.

1.2. Бухгалтерский учет.
Следует отметить, что нормы ПБУ 3/2006, регулирующим порядок учета операций, выраженных в иностранной валюте, аналогичны положениям Главы 25 НК РФ. В частности, в соответствии с п.9 ПБУ 3/2006 расходы, оплаченные авансов, подлежит учету по курсу на дату перечисления аванса. Датой пересчета обязательств в рубли производится на дату совершения операций, которой в отношении командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета (п. 6, Приложение к ПБУ 3/2006).

Официальных разъяснений по вопросу признания командировочных расходов в рассматриваемой ситуации на сегодняшний день нет.

Таким образом, по нашему мнению, организация вправе руководствоваться разъяснениями контролирующих органов по вопросу налогового учета и отражать командировочные расходы по курсу на дату выдачи денежных средств сотруднику. Курсовых разниц не возникает.

2. Учет командировочных расходов, если аванс не выдавался.
2.1. Налоговый учет.
Для целей налога на прибыль расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком (п. 1 ст. 252 НК РФ).

В соответствии со ст. 168 ТК РФ работодатель должен компенсировать работнику его фактические расходы, а именно сумму в рублях, которую он потратил для приобретения израсходованного количества валюты. В этом случае затраты организации на командировочные расходы следует определять исходя из истраченной суммы валюты по курсу обмена (согласно первичным документам). При этом курс обмена определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты.

Если сотрудник не может представить документальное подтверждение обмена валюты, то сумма подлежащих возмещению работодателем расходов работника, связанных с командировкой, будет определяться суммой в иностранной валюте по первичным документам об осуществлении расходов. Первичным документом, на основании которого принимаются к учету расходы, связанные с командировкой, является утвержденный руководителем организации авансовый отчет. При этом согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ сумма расходов в рублях, признаваемая в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, определяется организацией путем пересчета суммы в иностранной валюте на дату признания расходов, то есть на дату утверждения авансового отчета.

Таким образом, если аванс сотруднику не выдавался и документов, подтверждающих приобретение валюты сотрудником, не представлено, то командировочные расходы подлежат учету  по курсу на дату утверждения авансового отчета. Курсовых разниц не возникает.

2.2. Бухгалтерский учет.
Как отмечалось выше, в соответствии с п.6 ПБУ 3/2006 и Приложением к нему, датой пересчета командировочных расходов, выраженных в иностранной валюте, является дата утверждения авансового отчета.

Таким образом, в рассматриваемом случае, пересчет командировочных расходов следует производить на дату утверждения авансового отчета. Курсовые разницы не возникают.

29.07.2016